Rammeavtale

En rammeavtale er en avtale om at et renholdsfirma skal levere tjenester over tid, til avtalte priser og vilkår. I stedet for å innhente tilbud for hvert oppdrag, fastsetter du én gang hva som skal gjøres, hvor ofte, til hvilken pris og hva som skjer ved avvik. Boligselskaper, kontorer, butikker og barnehager bruker denne modellen for løpende renhold.

Hva avtalen bør inneholde

Det viktigste punktet er en presis beskrivelse av omfanget. Hvilke arealer, hvilke rom, hvilke oppgaver og med hvilken frekvens. Uten dette blir diskusjoner om hva som «egentlig var inkludert» nesten uunngåelige.

Videre bør avtalen dekke pris og prisregulering, hvor ofte og på hvilket grunnlag prisen kan justeres, hvem som holder forbruksmateriell som såpe og papir, oppsigelsestid, og hvordan reklamasjoner håndteres. Mange avtaler skiller også mellom fast renhold og periodiske oppgaver som gulvbehandling eller vindusvask, som bestilles og prises for seg.

For kvalitet er NS-INSTA 800 nyttig. Standarden gir et felles språk for å beskrive og måle rengjøringskvalitet, slik at partene kan bli enige om et objektivt nivå i stedet for å krangle om subjektive inntrykk.

Fordeler og ulemper

Fordelene er forutsigbar kostnad, samme personell som blir kjent med bygget, og enklere administrasjon. Prisen per gang blir også som regel lavere enn ved enkeltbestillinger, fordi leverandøren kan planlegge ruter og bemanning.

Ulempen er bindingen. Er avtalen lang og oppsigelsestiden lang, sitter du fast hvis kvaliteten faller. Motvekten er å avtale en tydelig prosess ved gjentatte avvik, og en rimelig oppsigelsestid.

Før du signerer

Sjekk at leverandøren er godkjent i Renholdsregisteret, og at renholderne har HMS-kort. Kjøp av renhold fra en virksomhet som ikke er godkjent, er ulovlig. Avklar også om deler av jobben settes ut til underleverandør, og i så fall hvem.

Be om priser fra flere leverandører på samme beskrevne omfang. Sammenligner du tilbud som beskriver forskjellige oppgaver, sammenligner du i praksis ingenting.