Slik bytter du rengjøringsfirma

Start med å finne oppsigelsesfristen i dagens avtale, som oftest er én til tre måneder. Hent deretter inn nye tilbud mens den gamle avtalen fortsatt løper, si opp skriftlig, og legg inn noen dagers overlapp slik at du aldri står uten renhold. Selve byttet tar sjelden mer enn et par uker når fristen er ute.

Vurder først om bytte er riktig

Mange bytter når problemet kunne vært løst. Før du sier opp, ta en samtale med dagens leverandør og legg fram konkrete avvik med dato og beskrivelse. Et seriøst firma vil som regel rette opp, gjerne ved å bytte renholder eller justere tidsbruken.

Typiske tegn på at et bytte likevel er riktig:

• Gjentatte avvik som ikke rettes etter at du har meldt fra skriftlig
• Stadig nye renholdere som ikke kjenner lokalet
• Manglende svar eller uklart kontaktpunkt
• Prisøkninger uten varsel eller begrunnelse
• Firmaet kan ikke dokumentere registrering i Renholdsregisteret eller HMS-kort

Det siste punktet er ikke en forhandlingssak. Kjøp av renhold fra en virksomhet som ikke er godkjent hos Arbeidstilsynet, er ikke lovlig, og da bør du avslutte forholdet.

Les avtalen før du sier noe

Finn fram avtalen og noter:

• Oppsigelsesfrist og om den løper fra dato eller fra månedsskifte
• Eventuell bindingstid som ikke er utløpt
• Hvordan oppsigelse skal leveres, og til hvem
• Om det finnes klausuler om utstyr, nøkler eller dispensere som eies av leverandøren

Si aldri opp muntlig. Send oppsigelsen skriftlig på e-post, be om bekreftelse på mottak, og oppgi siste leveringsdag.

Hent inn nye tilbud mens du fortsatt har renhold

Dette er det viktigste grepet. Har du allerede sagt opp og står uten leverandør, forhandler du under tidspress og betaler oftest for det.

Bruk dagens avtale som utgangspunkt for kravspesifikasjonen, men gå gjennom den kritisk. Er det oppgaver du ikke trenger like ofte? Er frekvensen riktig? Et bytte er en god anledning til å rette opp et omfang som har vokst uten at noen har vurdert det.

Be alle nye leverandører prise nøyaktig samme beskrivelse, oppgitt både per gang og per måned, og med tydelig angivelse av mva.

Sjekk den nye leverandøren

Før du signerer, kontroller at:

• Virksomheten er registrert i Renholdsregisteret hos Arbeidstilsynet
• Renholderne har HMS-kort
• Firmaet har ansvarsforsikring
• Prisen er forenlig med allmenngjort minstelønn i bransjen, som du finner satser for hos Arbeidstilsynet

For næringsbygg og fellesarealer kan du be om at kvalitetsnivået beskrives etter NS-INSTA 800, den nordiske standarden for å avtale og måle rengjøringskvalitet. Har virksomheten miljømål, er Miljøfyrtårn og Svanemerket relevante sertifiseringer å etterspørre.

Planlegg selve overgangen

En ryddig overgang har fire praktiske punkter:

Nøkler og adgang. Avtal når nøkler, brikker og alarmkoder leveres tilbake, og få det kvittert. Bytt alarmkode ved skifte av leverandør.

Utstyr og materiell. Avklar hvem som eier dispensere, matter, maskiner og lagerbeholdning av papir og såpe. Noe kan være leid av den gamle leverandøren.

Overlapp. Legg gjerne inn noen dagers overlapp, eller la den nye starte dagen etter at den gamle slutter. Unngå hull, særlig i næringsbygg og fellesarealer.

Oppstartsbefaring. Be den nye leverandøren gå gjennom lokalet før første besøk. Da unngår du at de tre første gangene går med til å finne ut hvor ting er.

Regn med en oppstartsrunde

Har standarden vært lav en stund, vil den nye leverandøren ofte foreslå en grundigere førstegangsvask, gjerne priset som en storrengjøring. Det er som regel fornuftig. Uten den vil de bruke lengre tid enn avtalt på hvert besøk, eller resultatet blir ikke som forventet.

Har det vært byggearbeid i lokalet, kan byggrengjøring være riktig utgangspunkt i stedet.

Følg opp de første månedene

Avtal et kort gjennomgangsmøte etter fire til seks uker og igjen etter tre måneder. Ta med konkrete observasjoner. De fleste problemer i et nytt kundeforhold skyldes uklare forventninger, ikke dårlig vilje, og de løses lettest tidlig.

Be også om ett navngitt kontaktpunkt fra dag én, og sett opp en enkel rutine for hvordan avvik meldes.

Skal du bytte, start med å se hva markedet tilbyr. Fyll ut skjemaet og få inntil tre gratis og uforpliktende tilbud fra kvalitetssikrede firmaer, så kan du sammenligne mot dagens avtale før du sier opp. Se også hvordan løpende leveranser settes opp under fast renhold.