Slik forhandler du en rengjøringsavtale

Det er lite å hente på å presse timeprisen, fordi lønn utgjør størstedelen av kostnaden og bransjen har allmenngjort minstelønn. Det du faktisk kan forhandle på, er omfang, frekvens, tidspunkt, hvem som holder materiell, bindingstid og prisjusteringsklausul. Der ligger som regel både pengene og risikoen.

Forbered deg før du snakker om pris

Gå inn med et konkret grunnlag. Har du ikke det, forhandler du i blinde.

• Skriv ned areal, romtyper, gulvtyper og ønsket frekvens
• Definer hva som må gjøres hver gang, og hva som kan gjøres periodisk
• Ha minst to sammenlignbare tilbud på bordet
• Vit hva du er villig til å gi opp, for eksempel fleksibilitet på tidspunkt

Et tilbud å sammenligne med er det sterkeste verktøyet du har. Det gjør at diskusjonen handler om markedspris framfor følelser.

Forhandle på omfang, ikke på timesatsen

De største besparelsene ligger i å fjerne oppgaver du ikke trenger like ofte som du tror.

Eksempler på reelle justeringer:

• Flytt vinduer fra kvartalsvis til to ganger i året
• Flytt grundig rengjøring av lister og høye flater til periodisk
• Reduser frekvensen på lite brukte rom eller lager
• Ta gulvbehandling som eget årlig oppdrag i stedet for å ha det i avtalen

Gå gjennom oppgavelisten linje for linje og spør: hvor ofte trenger dette egentlig å gjøres? Be firmaet prise to eller tre varianter, så ser du hva hver justering er verdt.

Bruk fleksibilitet som byttemiddel

Du har noe leverandøren vil ha: forutsigbarhet. Bruk det.

• Tidspunkt. Kan renholdet skje når det passer inn i firmaets rute, framfor på et fast klokkeslett du velger, blir det billigere.
• Tilgang. Nøkkel eller adgangsbrikke gjør at renholderen aldri venter. Ventetid er ren kostnad.
• Volum. Kan du samle flere lokaler, flere oppganger eller flere naboer i samme avtale, gir det rom for rabatt.
• Varighet. Litt lengre avtale kan gi bedre pris, men vei det mot risikoen ved å binde deg til noen du ikke har testet.

Vilkårene er halve forhandlingen

Flere avtaler blir dyre på grunn av vilkår, ikke pris. Forhandle spesifikt om:

Prisjustering. Hvilken indeks brukes, når skjer justeringen, og må du varsles på forhånd? Be om skriftlig varsel med en frist som gjør at du rekker å si opp hvis økningen er for stor.

Bindingstid og oppsigelse. Tre måneders gjensidig oppsigelse er vanlig. Unngå lang bindingstid før du har testet leveransen.

Avviksbehandling. Hvem melder fra, hvordan, og hvor raskt skal det rettes? Be om at gjentatte avvik gir deg rett til å si opp uten frist.

Materiell. Avklar om såpe, papir og poser inngår eller faktureres etter forbruk.

Kontaktpunkt. Én navngitt person hos leverandøren, ikke en generell e-postadresse.

Be om en prøveperiode i stedet for rabatt

Et firma har begrenset rom til å gå ned i pris, men stort rom til å gi deg lav risiko. Foreslå tre til fire besøk før langtidsavtalen signeres, med justering av tid og pris etterpå basert på faktisk erfaring.

Dette er ofte en bedre avtale enn noen prosent rabatt, fordi det fjerner den reelle risikoen: at du sitter fast med en leverandør som ikke leverer.

Avtal hvordan kvalitet måles

For næringsavtaler og fellesarealer i borettslag bør kvalitetsnivået beskrives etter NS-INSTA 800, den nordiske standarden for å avtale og måle rengjøringskvalitet. Da har begge parter et objektivt grunnlag hvis noen klager, og du slipper diskusjoner basert på inntrykk.

For mindre avtaler holder det med en tydelig oppgaveliste og en avtalt frist for å melde fra om noe ikke er utført.

Ikke forhandle bort seriøsiteten

Det finnes en nedre grense. Renhold har allmenngjort tariff med minstelønn, og satsene finner du hos Arbeidstilsynet. Presser du prisen under det som er mulig med lovlige lønnskostnader, kjøper du et problem.

Virksomheten skal være registrert i Renholdsregisteret hos Arbeidstilsynet, og renholderne skal ha HMS-kort. Kjøp av renhold fra en virksomhet som ikke er godkjent, er ikke lovlig, og ansvaret gjelder også deg som kjøper. Kontroller dette før du signerer, ikke etterpå.

Få alt skriftlig

Avslutt forhandlingen med en oppdatert, skriftlig avtale som gjenspeiler det dere ble enige om. Muntlige tilsagn om ekstra oppgaver eller lavere pris har en tendens til å forsvinne når personer bytter jobb.

Skal du forhandle med et godt utgangspunkt, trenger du sammenlignbare tilbud. Fyll ut skjemaet og få inntil tre gratis og uforpliktende tilbud på samme oppgavebeskrivelse. Se også hvordan løpende leveranser bygges opp under fast renhold.